オフィスオーガナイズ!国際薬膳学院様

こんにちは。

忘れん坊のライフオーガナイザー®︎オサナイリョウコです。

先日オフィスオーガナイズで、大阪は天満橋の国際薬膳学院さまにお邪魔してまいりました。

こちらは、ともすると難解になりがちな薬膳の基礎から上級までを、中医学とともに学べる学校として、学院長の赤堀先生はじめ専門の先生方が「和」の感性を活かした、おいしく美しい「薬膳」「日本人のための薬膳」を楽しく面白く学んでもらう、そんな学校です。

今回知人からの紹介で、オフィスオーガナイズのモニターとしてご協力いただくことになりました。

内容はコンサルティングと書類や備品のオーガナイズを、週1回3時間×3回の作業でした。

小規模少人数のオフィスで設立後5年ほど。

伺ってみると「書類の量が多くて整理できない」などということはなく、

  • キャビネット内に様々な書類や備品が混在しているため、煩雑な事務の仕事と紙ベースの書類がうまく連携できない。
  • 必要な書類がすぐに出てこず、探す時間や、戻す場所を迷う時間が多い。
  • そのため作業に無駄間違いがおきやすい。

などのお困りごとがありました。

事務のご担当様と作業をし、キャビネット内とデスクの書類や備品を

「必要書類が30秒以内に取り出せる。戻す場所を迷わない。」をゴールに設定しオーガナイズさせていただきました。

大変頑張っていただいたおかげで、3回めの訪問で、予定していた範囲のオーガナイズを終えることができました。

一部をご紹介しますね。

BEFORE

ファイリングの形式、収納している書類のカテゴリ、使っている収納用品などがバラバラでわかりにくいキャビネット。

AFTER

ファイリング用品を統一し、基本的なラベリング。

講座別にテーマカラーを決め、カラーのシールを追加で貼ることで、一目でわかる目印にしました。文字で判断しやすい方と、色や形の方が判断しやすい方と様々ですが、文字プラス色のラベルでどちらにも対応できる仕様にいたしました。

デスク引き出し内の書類を見直してみると、本当にこのデスク上で必要と思える書類は多くはありませんでした。

  • 現在進行形のもの
  • 3ヶ月とっておくもの
  • 参照するためのもの

の3つに分けて配置するとこんな分量でした。

書類がたまらないように、ルーティンの中で、毎日、週末、月末に見直すといった時間をとって維持していけるといいと思います。

 

今回は現在使うスペースやモノを中心にオーガナイズいたしました。

お客様もお忙しい中通常業務をこなしながらのオーガナイズ作業。大変だったと思います。

ご協力ありがとうございました。最後までお疲れ様でした〜。

 

今度お会いするときは薬膳のこともっと聞きたいです!

 

 

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